2010年12月27日月曜日

OpenOffice:差し込み印刷

またまた年賀状の季節がやってきました(すでに遅い(^^;!)

で、毎年やり方を忘れる差し込み印刷機能についてまとめておきます。
以前はMS Excel→Word 連携だったのですが、昨年からOpenOffice(さらにLibreOfficeへ変更)に変えました。OpenOfficeでの差し込み印刷はMS連携に比べて少し煩雑です。次のようにします。

Calcでアドレス帳を作る。
Calcのメニューから ファイル→新規作成→データベース として、データベースを作成。(詳細はここ参照(データ範囲の指定とかしなくて直接DatabaseでCalcのアドレス帳を読み込んでデータベースを作ればよいようだ。))
データベースウィザードが立ち上がるので、下記のように「既存のデータベースに接続」をチェック(ラジオボタンをクリック)し、


下の図のように表計算ドキュメント(ExcelとかCalcのファイルのことですね。)を選び、「次へ」ボタンを押します。


下のような画面が出てくるので、「ブラウズ」ボタンを押して、先に作ったCalc(やExcel)のファイルを選択します。で、「完了」。


すると次の画面が出てくるので、適当なファイル名(画面ではaddress.odb)をつけて、「保存」ボタンを押します。


差し込みフィールドを設定したはがき表書き用ファイルをWriterで開きます。
編集→データベースの交換 で先ほど作ったデータベースをを選択。
表示→データソースで先ほど作ったデータベースを選択し、それのテーブル→Sheetを選択。


ツールバーの標準フィルタ(下の図の黄色矢印で指しているアイコン)を選択し、フィルタを設定する。

フィルタの設定は例えば次のようにします。ここでは「敬称」というフィールド(Calcで指定したフィールド)で「様」以外の値を持つデータを選択するようなフィルタになっています。

またフィルタ用にflagなどの欄を設けておき、喪中の人をはずしたければ、flag→同じでない→”喪中”のような設定をすることも出来ます。(下の例のようにflagに喪中と設定している場合)
印刷を実行すると、次のようなダイヤログが出てくるので、「はい」とする。

ここで先ほどフィルタを設定したテーブルを選ぶ。件数を調べて(下図参照)フィルタが正しく働いているか確認する。



下図の出力欄で、「ファイルとして」を選択すると件数分のページをもつ、宛名の書かれたファイルができるので、そのファイルをWriterで編集することができる。ただし、なぜか1枚毎に空白ページが入るので、印刷するときに ファイル→プリンタの設定で、


「オプション」ボタンを押し、次の画面で、


その他のところにある「自動的に挿入された空白ページを印刷(A)」のチェックボックスを外す(チェックが入っていない状態)。

直接印刷する場合は、「プリンタへ」を選ぶ。この場合にも空白ページが入るかもしれないので、同様にプリンタの設定をしておく。

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